Approuver ne demande qu'un clic. Voici à quoi vous attendre et comment gérer les cas courants.
Le déroulement standard
Lorsqu'un membre de l'équipe demande des congés, vous recevez :
- Un e-mail avec les détails de la demande et les boutons Approuver / Refuser.
- Un badge de notification dans l'application web Vacation Flow.
Cliquez sur Approuver ou Refuser. C'est tout. Le calendrier d'équipe se met à jour instantanément et le demandeur reçoit une confirmation.
Voir tout le contexte avant de décider
Cliquez sur la demande dans l'application web pour voir le contexte : le solde restant, qui d'autre est absent ce jour-là et les tendances récentes. Cela évite la mauvaise surprise « attendez, il n'y aura personne vendredi ».
Approbation groupée
- Application web → Tableau de bord → Approbations en attente.
- Sélectionnez-en plusieurs à l'aide des cases à cocher.
- Cliquez sur Tout approuver (ou Tout refuser avec un motif).
Déléguer pendant votre absence
- Paramètres → Votre profil → Délégation.
- Choisissez un autre responsable et une plage de dates.
- Pendant cette période, les demandes entrantes lui sont transmises.
N'oubliez pas de la désactiver à votre retour.
Refuser avec tact
- Cliquez sur Refuser.
- Ajoutez un motif (facultatif mais recommandé).
- Proposez d'autres dates si possible.
Le demandeur reçoit un message clair accompagné de votre note.
Motifs de refus courants (et comment les formuler)
- « Trop de personnes absentes cette semaine-là » → « Peut-on décaler d'1 semaine ? Sarah et Marco sont déjà absents. »
- « Bloqué pendant le lancement » → « Désolé, nous sommes en gel du code jusqu'au 20 octobre. Toute date après convient. »
- « Période d'essai » → « Politique de l'entreprise : pas de congés pendant les 90 premiers jours. Vous y avez droit à partir du [date]. »
- « Période de fermeture » → « Du 20 au 31 décembre, la présence au bureau est obligatoire. Plus tôt en décembre, c'est possible. »
Comment les approbations sont acheminées
Chaque demande suit les étapes d'approbation configurées pour cette équipe - un responsable, un administrateur ou les deux. Les approbateurs sont notifiés dès qu'une demande arrive, et les demandes en attente apparaissent sous forme de compteur dans la barre latérale pour que rien ne passe inaperçu.