Zusammengesetzte Fallstudie. Basierend auf Interviews mit vier britischen Kreativagenturen im April 2026. Namen und konkrete Unternehmensdetails wurden zusammengeführt oder anonymisiert. Alle beschriebenen Abläufe, Probleme und Ergebnisse stammen aus echten Kundengesprächen.
Auf einen Blick
| Unternehmenstyp | Kreativagentur, hybrides Arbeiten |
| Teamgröße | ~40 Personen |
| Standort | UK - Londoner Studio + Remote-Mitarbeitende |
| Nutzt Vacation Flow | 3 Monate |
| Gewechselt von | Geteiltes Google Sheet + Manager-E-Mail |
Was sich in 3 Monaten geändert hat
- ~5 Stunden/Woche, die die People-Operations-Leiterin zurückgewonnen hat.
- Sichtbare Verteilung des Urlaubs im Team - einschließlich wer seit 9+ Monaten keinen Urlaub genommen hatte.
- Hybride Tage erscheinen jetzt neben dem Urlaub, sodass die prognostizierte Bürobelegung der Realität entspricht.
- Drei Freelancer in Zeitzonen außerhalb Großbritanniens erscheinen jetzt korrekt im Studiokalender.
Vor Vacation Flow
Eine 40-köpfige Londoner Kreativagentur war unbemerkt aus ihrer Tabelle herausgewachsen. Der Urlaub lief über ein geteiltes Google Sheet, das die People-Operations-Leiterin aktualisierte, wenn sie daran dachte. Hybride Tage - theoretisch drei im Büro, zwei remote - existierten in niemandes System. Genehmigungen liefen per E-Mail, manchmal eine Woche lang im Postfach einer Führungskraft verschollen. Freelancer in Zeitzonen außerhalb Großbritanniens erschienen zu den falschen Uhrzeiten im Studiokalender.
Zwei konkrete Momente lösten den Wandel aus. Erstens: Ein Senior-Designer beantragte sechs Monate im Voraus zwei Wochen frei, die E-Mail ging unter, und die Buchung schaffte es nicht in den Projektplan. Das Team meldete eine Ressourcenkrise in der Woche vor seinem Flug.
Zweitens: Bei einer Jahresendbesprechung bemerkte die People-Operations-Leiterin, dass ein Teammitglied seit elf Monaten keinen einzigen Urlaubstag genommen hatte. Niemandem war es aufgefallen, bis sie manuell aus der Tabelle nachzählte.
Ich hatte eine Kultur geschaffen, in der die falschen Leute die richtige Menge Urlaub nahmen und die richtigen Leute gar keinen. Die Tabelle verbarg es aktiv vor mir.
Vacation Flow entdecken
Die People-Operations-Leiterin suchte nach „PTO tracker UK hybrid working" und erstellte eine Shortlist mit dreien: BambooHR, Timetastic und Vacation Flow. Sie schloss BambooHR aus (zu HR-Suite-lastig für ein 40-köpfiges Team) und grenzte auf Vacation Flow vs. Timetastic ein.
Warum Vacation Flow gewann
- Erfassung hybrider Tage neben dem Urlaub, im selben Kalender.
- Kostenlos für Teams unter 20 - so konnte sie es mit den Führungskräften testen, bevor sie es im ganzen Studio ausrollte.
- Das Signal „Tage seit letztem Urlaub" war genau die Funktion, nach der sie nach der Erkenntnis zum Jahresende gesucht hatte.
- Britischer Feiertagskalender mit regionalen Varianten (schottische Mitarbeitende haben andere Bankfeiertage).
Rollout
Der Montags-Rollout hatte drei Schritte: ein CSV-Import der Teamliste und Salden, eine Slack-Nachricht mit der Ankündigung des neuen Ablaufs, und die alte Tabelle umbenannt in VERALTET - NICHT BEARBEITEN.
Neues Tool zum Buchen von freien und hybriden Tagen. /pto request in Slack, Manager genehmigt per Knopfdruck, Kalender aktualisiert sich. Die alte Tabelle ist archiviert.
Drei Personen buchten ihre erste Anfrage in den ersten 20 Minuten. Bis Mittwoch nutzte niemand mehr die Tabelle. Bis Freitag hatte die People-Operations-Leiterin aufgehört, „Ist X frei?"-Slack-DMs zu beantworten. Gesamte Rollout-Zeit: vier Tage.
Was sie am meisten nutzen
Der Umschalter für hybride Tage (täglich)
Das Studio läuft mit drei Bürotagen pro Woche. Vor Vacation Flow schwankte die Bürobelegung ohne Vorwarnung von 35 auf 12 Personen, je nachdem, wer an dem Tag still von zu Hause gearbeitet hatte.
Jetzt sehe ich im Kalender, dass am Dienstag acht Leute da sein werden, weil drei im Urlaub sind und vier von zu Hause arbeiten. Das ändert das Meeting, das ich gerade ansetzen wollte.
Die Ansicht zur Urlaubsverteilung (wöchentlich)
Die People-Operations-Leiterin prüft das Urlaubs-Dashboard jeden Montag. Wer hat seit 60+ Tagen keinen Urlaub genommen? Wer hat Zeit rund um eine Deadline gebucht, die er bereits als kritisch markiert hatte?
Das Dashboard ist kein HR-Tool. Es ist ein Management-Tool. Ich schaue es mir an, wenn ich das nächste Quartal plane - wer eine Pause brauchen wird, wer bis zum Launch erschöpft sein wird.
Kalendersynchronisation (unverzichtbar)
Die Agentur läuft mit Google Workspace. Genehmigter Urlaub landet sowohl im persönlichen als auch im geteilten Studiokalender - wenn also jemand im Urlaub ist, während ein Kunde einen Anruf möchte, sieht der Producer den Konflikt, bevor der Anruf gebucht wird.
Die Zahlen
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| People-Ops-Zeit für Urlaubsverwaltung | ~6 Std./Woche | ~1 Std./Woche |
| Verlorene oder verzögerte Genehmigungen | 1–2 pro Monat | 0 in 90 Tagen |
| Tage seit letztem Urlaub pro Teammitglied | nicht erfasst | erfasst, mit jederzeit 4 als überfällig markiert |
| Genauigkeit der Büroanwesenheit am Folgetag | reine Vermutung | auf 2 Personen genau |
Fünf Stunden pro Woche zurück in meinem Kalender, plus eine Ansicht zur Urlaubsverteilung, die ich vor jedem Quartal prüfe. Das ist ungefähr das Zehnfache dessen wert, was wir dafür zahlen.
Wie es für sie weitergeht
Die Agentur erwartet bis Jahresende ein Wachstum auf 60 Personen. Ihre Prioritäten für die Plattform:
- Microsoft-Teams-Integration für Finanz-Neuzugänge, die nicht auf Slack sein werden.
- Genehmigungsdelegation während des Urlaubs von Führungskräften (das Studio hatte bereits ein Szenario „eine Führungskraft im Urlaub / eine andere in einem Pitch vergraben").
- Projekt-Tagging beim Urlaub, damit der Urlaub im Kontext der betroffenen Kundenarbeit erscheint.