Das Genehmigen erfordert einen Klick. Hier erfahren Sie, was Sie erwartet und wie Sie die häufigen Fälle handhaben.
Der Standardablauf
Wenn ein Teammitglied Urlaub beantragt, erhalten Sie:
- Eine E-Mail mit den Antragsdetails und den Schaltflächen Genehmigen / Ablehnen.
- Ein Benachrichtigungssymbol in der Vacation Flow Web-App.
Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen. Das war’s. Der Teamkalender wird sofort aktualisiert und die anfragende Person erhält eine Bestätigung.
Den gesamten Kontext vor der Entscheidung sehen
Klicken Sie in der Web-App auf den Antrag, um den Kontext zu sehen - etwa das verbleibende Guthaben, wer sonst noch an diesem Tag abwesend ist und aktuelle Muster. So vermeiden Sie die Überraschung „Moment, am Freitag ist ja niemand da“.
Sammelgenehmigung
- Web-App → Dashboard → Ausstehende Genehmigungen.
- Wählen Sie mehrere über die Kontrollkästchen aus.
- Klicken Sie auf Alle genehmigen (oder Alle ablehnen mit einer Begründung).
Delegieren, während Sie abwesend sind
- Einstellungen → Ihr Profil → Delegation.
- Wählen Sie einen anderen Manager und einen Zeitraum.
- Während dieses Zeitraums werden eingehende Anträge an ihn weitergeleitet.
Vergessen Sie nicht, sie zu deaktivieren, wenn Sie zurück sind.
Höflich ablehnen
- Klicken Sie auf Ablehnen.
- Fügen Sie eine Begründung hinzu (optional, aber empfehlenswert).
- Schlagen Sie nach Möglichkeit alternative Termine vor.
Die anfragende Person erhält eine klare Nachricht mit Ihrer Notiz.
Häufige Ablehnungsgründe (und wie man sie formuliert)
- „Zu viele Leute in dieser Woche abwesend“ → „Können wir das um 1 Woche verschieben? Sarah und Marco sind bereits weg.“
- „Während des Launches gesperrt“ → „Tut mir leid, wir haben bis zum 20. Oktober einen Code-Freeze. Jedes Datum danach passt.“
- „Probezeit“ → „Unternehmensrichtlinie: kein Urlaub in den ersten 90 Tagen. Sie sind ab dem [Datum] berechtigt.“
- „Sperrzeitraum“ → „Vom 20.–31. Dezember gilt Anwesenheitspflicht im Büro. Früher im Dezember ist möglich.“
Wie Genehmigungen weitergeleitet werden
Jeder Antrag durchläuft die für dieses Team konfigurierten Genehmigungsschritte - einen Manager, einen Admin oder beide. Die genehmigenden Personen werden benachrichtigt, sobald ein Antrag eingeht, und ausstehende Anträge erscheinen als Zähler in der Seitenleiste, damit nichts unbemerkt bleibt.